Datenschutz und Datensicherheit in der Humboldt-Buchhandlung

Präambel

Gemäß der Aktualisierung der Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) vom 25.05. 2018 (Datum des Inkrafttretens) verpflichten wir uns, im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben zu gewährleisten, dass Ihre Daten von uns vertraulich behandelt, nur in Zusammenhang mit aktuellen Aufträgen gespeichert und sorgsam gesichert werden.
Die Datenschutzbestimmungen gelten für den Besuch unseres Partner-Webshops ( siehe Punkt 1c) und für die Abwicklung von einzelnen Bestellvorgängen bzw. die Aufbewahrung und Verwendung Ihrer Daten in Zusammenhang mit Rechnungslegungen innerhalb unserer Ladenlokale.

Personenbezogene Daten

Unter personenbezogenen Daten versteht man alle Daten, die Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer Person enthalten. Hierzu zählen beispielsweise:

  • Nachname
  • Vorname
  • Mailadresse
  • Wohnadresse
  • Telefonnummer
  • Faxnummer

1) Wann und in welcher Form erheben wir personenbezogene Daten?

Die Daten, die wir von Ihnen erfragen, werden ausschließlich zur Abwicklung Ihrer Aufträge aufgenommen.
Für alle Bestellungen, die eine Bar- oder EC-Kartenzahlung auslösen, nehmen wir von unseren Kunden ausschließlich den Nachnamen auf. Für den Fall, dass Sie eine Benachrichtigung wünschen, notieren wir hierfür auch Mailadresse oder Telefonnummer.
Die erforderlichen Angaben werden von unserer Seite in keiner Datenbank gespeichert, wir notieren sie lediglich handschriftlich auf Ihrem Bestellzettel.
Nach Abholung der Bestellung wird dieser Bestellzettel entsorgt.

a) Persönliche oder telefonische Bestellung

Bei der Aufnahme einer persönlichen oder telefonischen Bestellung werden wir nur Ihren Namen handschriftlich notieren und im Rahmen der Übermittlung der Bestelldaten an unsere Großhändler (siehe Punkt 3) die ersten drei Buchstaben Ihres Nachnamens digital weiterleiten. Wir nutzen in diesem Zusammenhang keinerlei Kundendatenbank, sondern setzen die ersten drei Buchstaben Ihres Namens nur als Bestellzeichen ein, damit wir beim Wareneingang Ihre Bestellung auch Ihrer Person zuordnen können. Ihr Name bleibt zu Recherchezwecken ein Jahr lang in den elektronischen Archiven (Bestellbüchern) unserer Großhändler (siehe Punkt 3) gespeichert.

b) Bestellung über das Kontaktformular auf unserer Homepage www.humboldt-buchhandlung.de

Im Rahmen einer Bestellung über das Kontaktformular auf unserer Homepage geben Sie uns Ihren Namen und Ihre Mailadresse an, optional noch Ihre Telefonnummer. Diese Daten gehen uns digital zu und werden dann manuell genau so weiterbearbeitet wie in Punkt 1a) beschrieben.

c) Bestellung über unseren Partner-Webshop

Recherchen und Bestellungen, die Sie über die Shop-Funktion auf unserer Homepage www.humboldt-buchhandlung.de tätigen, werden direkt an unseren Großhändler

Libri GmbH
Friedensallee 273
22763 Hamburg

weitergeleitet, der die gewünschten Artikel dann zu uns in die Buchhandlung liefert, wo Sie sie abholen können. Sie können eine alternative Versandadresse auswählen, in diesem Fall wird die Libri GmbH die zu diesem Auftrag gehörenden Daten zusätzlich noch an den Paketdienstleister weitergeben. Die im Rahmen dieser Bestellabwicklung erhobenen Daten geben Sie selbst ein, es erfolgt ohne Ihre Einwilligung keine Speicherung.
Die Umsetzung der Datenschutzverordnung bei der Firma Libri GmbH entnehmen Sie bitte dem Punkt „Datenschutz & Sicherheit“ direkt auf der entsprechenden Homepage des Shops.

d) Bestellungen über den Messenger WhatsApp oder via sms

Über die Mobilfunkanschlüsse unserer Buchhandlungen ist es Ihnen möglich, Bestellungen auch per WhatsApp oder sms an uns zu übermitteln. Wir werden Ihre Bestellung in jedem Fall wie unter 1a) beschrieben weiterverarbeiten und Ihren Namen und Ihre Telefonnummer auf den fimeninternen, passwortgesicherten Mobiltelefonen für eventuell folgende Bestellungen oder Rückfragen gespeichert halten.

e) Bestellungen gegen Rechnung und Fortsetzungsbezüge

Für alle Kunden, die gegen Rechnung beliefert werden (einmalig oder auch bei Abonnementbezügen) und Kunden, die über uns ein Fortsetzungswerk beziehen, erfassen wir die rechnungsrelevanten Daten: Name / Firmenname und Adresse. Die hier verwendeten Kundendaten bewahren wir ausschließlich in Papierform auf, es gibt auch hier keine Datenbank.
Ihre Rechnungen werden zwar mit einem Computerprogramm (Open Office) erzeugt, wir drucken die fertige Rechnung allerdings sofort aus und speichern diese nicht auf dem Rechner. Die gedruckten Ausgangsrechnungen werden in einem abschließbaren Büroraum aufbewahrt, wo ein Zugriff Dritter nicht möglich ist.

2) Wozu benötigen wir personenbezogene Kundendaten?

Die Erfassung von personenbezogenen Daten, wie unter 1) geschildert, dient uns einzig und allein der Zuordnung einer Bestellung zum richtigen Kunden. Wir unterhalten keine Datenbank mit Kundendaten, so dass wir entsprechend auch keine Daten an Dritte weitergeben können. Wir verwenden keine Kundendaten für Werbezwecke. Die einzige Ausnahme bildet hier unser monatlicher Newsletter, zu dem unsere Kunden sich auf unserer Homepage durch Eingabe ihrer Mailadresse an- und auch selbständig wieder abmelden können.

3) Unsere Kooperationspartner im Buchhandel

Im Falle einer Kundenbestellung werden wir in der Regel auf die Lagerbestände und den Lieferservice unserer Buch-Großhändler zurückgreifen. Bei diesen beiden Dienstleistern handelt es sich um:

Barsortiment Könemann Vertriebs GmbH
Pettenkofer Str. 19
58097 Hagen

und

KNV
Koch, Neff & Volckmar GmbH
Industriestr. 23
70565 Stuttgart

Beide Großhändler erhalten von uns mit der Bestellung eines Titels ausschließlich die ersten drei Buchstaben des Kundennamen als Bestellzeichen, keine Vornamen, keine Adressen, keine Kommunikationsdaten.

Titel, die wir über diese beiden Händler nicht besorgen können, werden wir direkt bei den Verlagen oder Spezialhändlern bestellen. Die Verfahrensweise ist auch hier dieselbe: Mit dem Titel werden dem entsprechenden Lieferanten ausschließlich die ersten drei Buchstaben des Nachnamens des Kunden als Bestellzeichen übermittelt.

4) Datenspeicherung

Wie bereits in den oberen Punkten erwähnt, unterhalten wir keine Datenbank mit Kundendaten, sondern hinterlegen die Daten, die wir benötigen, in Papierform.

Die Aufbewahrung der Ordner, in denen Kundendaten ersichtlich sind  (Rechnungsordner / Kundenordner / Ordner mit Fortsetzungsbezügen) sowie unserer Bestellkartei erfolgt in einem abschließbaren Büroraum, zu dem ein Zugriff Dritter nicht möglich ist.

5) Löschung von Daten

Sollten Sie eine Löschung der in einem der oberen Punkte skizzierten digitalen Kundendaten  oder Informationen über die von Ihnen analog gespeicherten Daten wünschen, sprechen Sie uns bitte direkt an oder schreiben Sie uns, wir helfen Ihnen auch hier gerne weiter.

Humboldt-Buchhandlung GmbH
Humboldtstr. 15
45964 Gladbeck
humboldtgl@aol.com
02043 / 28020

Humboldt-Buchhandlung am Rathaus GmbH
Kirchhellener Str. 18
46236 Bottrop
humboldtbottrop@web.de
02041 / 766830

Humboldt-Buchhandlung GmbH
Schulze-Delitzsch-Str. 1
46244 Bottrop Kirchhellen
humboldtkir@yahoo.de
02045 / 83947